Tiimi ja työryhmä – mitä niillä oikein tarkoitetaan?

Jo 1990-luvulla, ”Suuren Tiimibuumin” aikaan, keskusteltiin paljon käsitteistä ”tiimi” ja ”työryhmä”. Eli mitä eroja ja mitä yhtäläisyyksiä niillä oikein oli. Itsekin muistan tiimivalmentajana kirjoittaneeni muutaman artikkelin asiasta ja olleeni monissa seminaareissa ja muissa tilaisuuksissa puhumassa asiasta. Vielä nykyäänkin monet esimiehet ja työntekijät työpaikoilla kyselevät asiaan selvennystä. Ehkä sitä kaivataan, sillä etenkin tiimi-sanaa käytetään vielä nykyäänkin varsin vapaasti usein jopa sellaisissa yhteyksissä, missä sen käytöllä ei ole mitään realistisia perusteita. Tämän vuoksi ajattelinkin vielä kerran valaista asiaa

Aluksi voisin antaa työryhmän ja tiimin määritelmät. Työryhmä voidaan määritellä seuraavanlaisella lausekkeella: ”Pienehkö joukko toisiaan lähellä olevia ihmisiä, joiden välillä on vuorovaikutusta, ja joilla on yhteisiä normeja, ja jotka kokoontuvat yhteen tietyn tehtävän suorittamiseksi”. Parhaana tiimin määritelmänä pidän taas seuraavaa lauseketta: ”Pysyväisluontoisesti organisoitunut joukko ihmisiä, jotka tiiviissä yhteistyössä, yhteisvastuullisesti, itsejohtoisesti sekä jäsentensä erilaisuuden hyödyntäen pyrkivät yhteisiin päämääriin ja tavoitteisiin yhteisiä pelisääntöjä noudattaen”. Jos näitä edellä kirjoitettuja määritelmiä hieman leikkimielisesti tulkitsee, niin ”tiimi” on kuin hyvin toimiva avioliitto, jossa avioparin kummallakin osapuolella on omat tehtäväalueet, mutta kuitenkin toimitaan yhteisvastuullisesti toinen toistaan tukien. ”Työryhmää” voisi, em. määritelmää hieman leikkimielisesti tulkiten, nimittää syrjähypyksi, jossa syrjähypyn tekijät kokoontuvat omilta kumppaneiltaan salassa yhteen ”tietyn tehtävän suorittamiseksi”. Eli tästä lähtien kannattaakin olla tarkkana, mihin palaveriin ilmoittaa menevänsä, työryhmäpalaveriin vai tiimipalaveriin!

No, jos taas vakavoidutaan, niin edellä mainittuja määritelmiä voidaan myös avata ja selvittää tiimin ja työryhmän välisiä eroja. Tämä on tärkeää lähinnä siksi, että monissa yrityksissä kyllä puhutaan tiimityöstä, vaikka itse asiassa toimitaankin erilaisissa työryhmissä ja näin koko tiimiajattelu on vesittynyt.

Monet pitävät ryhmän kokoa yhtenä erotekijänä työryhmän ja tiimin välillä. Työryhmät voivat olla pääsääntöisesti suurempia kuin taas tiimien pitää olla henkilömäärältään pienempiä. Asia ei kuitenkaan näin yksiselitteinen, sillä on olemassa suuria, jopa 10 – 15 ihmisestä koostuvia tiimejä, jotka toimivat erittäin tehokkaasti ja taas pieniä 2 – 4 henkeä sisältäviä tiimejä, joissa tehokkuus ja tuottavuus ovat lähes olemattomia. Sama asia koskee vastaavasti myös työryhmiä. Tämän vuoksi ihmisten lukumäärää ei voida pitää erottavana tekijänä. Se on kyllä totta, että mitä suurempi on ryhmäkoko, sitä enemmän pitää panostaa resursseja ryhmän jäsenten sitouttamiseen ja ryhmän synergiaetujen ylläpitämiseen.

Jos edellä mainittuja määritelmiä lukee tarkasti, suurimmat erot tiimien ja työryhmien kesken liittyvät valta- ja vastuusuhteisiin. Työryhmät ovat korostetusti johtajavaltaisia ja –vetoisia, usein ylhäältä päin määrätyn johtajan ympärille koottuja ryhmiä. ”Täysveriset” tiimit taas toimivat itsejohtoisuuden periaatteella eli niissä tehdään yhteisesti sovittuja päätöksiä. Tämä tarkoittaa sitä, että esimies toimiessaan tiimin jäsenenä ei voisi toimia tiimin johtajana, vaan hän on yksi tiimin jäsen muiden joukossa. Esimies voi toimia tiimin vetäjänä ja huolehtia vetäjän tehtävistä, mutta hän ei voi vedota hierarkiaan ja esimiesasemaansa tiimin päätöksentekoprosessissa. Käytännössä tässä kohdassa tehdään usein erilaisia sovelluksia esimiehen johtamisaseman suuntaan, mutta se tietenkin muokkaa tiimityötä toisenlaiseen kehitykseen alkuperäisestä tiimi-ideasta. Lisäksi tiimityön tehokkuus voi laskea.

Samoin myös vastuut ymmärretään eri tavalla tiimeissä ja työryhmissä. Työryhmätyöskentely perustuu siihen, että niissä kullakin työryhmän jäsenellä on henkilökohtainen työalue, josta hän on henkilökohtaisesti vastuussa. Työryhmissä arvioidaan tehtävän onnistumista tarkastelemalla kunkin jäsenen henkilökohtaista työpanosta ja niissä korostetaankin ryhmän jokaisen jäsenen henkilökohtaista vastuuta ryhmän työn onnistumisesta. Tämä myös tarkoittaa sitä, että yksilöllisiä työtuloksia tarkastelemalla voidaan työryhmässä palkita hyvin työnsä tehneet ryhmän jäsenet ja rankaista huonosti tehtävissään suoriutuneet. Tiimin jäsenillä on tietenkin myös yksilövastuualueet, mutta niissä korostuu yksilövastuun lisäksi myös yhteisvastuu oman tiimin toiminnasta ja tuloksista. Kukaan tiimin jäsenistä ei jälkikäteen voi irrottautua tiimin päätöksistä kieltäytymällä ottamasta vastuuta tiimin työstä ja sysäämällä syyt epäonnistumisesta muiden tiimin jäsenten harteille. Tiimissä kukaan yksittäinen jäsen ei voi ottaa kunniaa tiimin työn tuloksista itselleen, vaan tiimin onnistuessa pitää palkita kaikki sen jäsenet. Näin tiimeissä oman henkilökohtaisen uran edistäminen on hankalampaa kuin työryhmätyöskentelyssä.

Samoin myös päämäärien määrittelyssä voidaan havaita selviä eroja. Työryhmien päämääriä voidaan pitää aivan samoina kuin koko organisaation laajempia päämääriä. Kullakin tiimillä taas on omat suoritushaasteensa, minkä pohjalta tiimi itse muokkaa omat päämääränsä ja tavoitteensa. Näiden päämäärien tietenkin on oltava samansuuntaisia kuin koko organisaation päämäärät.

Toimintatapoja vertailtaessa voidaan lyhyesti sanoa, että työryhmät keskustelevat, päättävät ja sen jälkeen delegoivat päätetyn asian toisille tehtäväksi. Työryhmissä pidetään tehokkaita ja puheenjohtajavetoisia kokouksia, joissa laaditaan virallisia asiakirjoja. Usein yhden työryhmän työn tulos antaa pohjan seuraavan tai seuraavien työryhmien perustamiselle. Tiimit taas yhdessä keskustelemalla ja päättämällä tekevät todellisen työn yhdessä itse. Tiimeissä tämän yhteisen päätöksen aikaansaamiseksi pyritään pitämään avoimeen vuorovaikutukseen perustuvia epävirallisia palavereja, joista laaditaan työryhmien raportteja epävirallisempia muistioita. Tiimissä työn loppuunsaattaminen yhdessä ja kokonaisuuden näkeminen itse asiassa lisäävät työn mielekkyyttä ja myös tehokkuutta.

Ennen päätöstä tiimitoiminnan aloittamisesta ja tiimien muodostamista on pohdittava perusteellisesti vastauksia kolmeen peruskysymykseen. Edellä kävimme läpi jo vastausta ensimmäiseen kysymykseen eli mitä tiimityöllä todella tarkoitetaan? Toiseksi pitäisi ratkaista se, että soveltuuko tiimityöskentely omaan organisaatioon? Se on fakta, että tiimityöskentelyä ei voi sovittaa kaikkiin organisaatioihin. Todellisen tiimityömallin omaksuminen vaatii luopumista vanhoista ”patruunavetoisista” ja autoritäärisistä käyttäytymismalleista ja asenteista ihmisiä enemmän huomioiviin ja mukaansa tempaaviin malleihin ja asenteisiin. Kolmantena kysymyksenä on mietittävä, että kumpi on tehokkaampi työskentelymuoto: tiimi vai työryhmä? On hyvä muistaa, että monissa tilanteissa ja prosesseissa työryhmätyyppinen työskentelymuoto voi olla tehokkaampi ratkaisu kuin tiimityöhön siirtyminen. Lisäksi on muistutettava, että tehokkaita tiimejä ei voi muodostaa pakolla, esimerkiksi siten, että yrityksen johto mahtikäskyssään päättää siirtymisestä tiimityöskentelyyn seuraavan kuun alusta alkaen, vaan parhaimmillaan ne usein syntyvät tilanteen vaatimuksesta, eivätkä millään hallinnollisilla päätöksillä.

Esa Lehtinen

2 kommenttia artikkeliin “Tiimi ja työryhmä – mitä niillä oikein tarkoitetaan?”
  1. avatar Aarno Järvinen sanoo:

    Systeemi tyytii
    Työryhmä pohtii keskuudessaan vinkkejä,laittaa ne mustalla tussilla lakanalle,luovuttaa ne Tiimille joka alkaa pohdiskella toteuttamismahdollisuuksia.
    Aarno Järvinen

    • avatar Esa Lehtinen sanoo:

      Huomenta Aarno!

      Kiitos kommentistasi! Vastasit tyylikkäästi tiivistäen juuri niin kuin usein itsekin huomaan ”kansan suurien rivien” ajattelevan tiimesitä ja työryhmistä. Kaksi muuta uskomusta ovat: ”on olemassa iso työryhmä, joka koostuu useammasta pienestä tiimistä” tai sitten päinvastoin: ”tiimi muodostuu useasta työryhmästä”. Näinkin voi tietenkin joissain yksittäistapauksissa olla, mutta työryhmillä ja tiimeillä ei tarvitse olla mitään yhteistä tekemistä. No, tietenkään nimellähän ei ole mitään merkitystä, puhutaan sitten työryhmistä, tiimeistä, sakeista tai porukoista, mutta joskus näin ammattilaisen korviin särähtää, kun tietoisesti puhutaan aivan vääriä termejä käyttäen. Etenkin tiimien toimintaedellytyksiä ja mahdollisuuksia on työpaikoilla erittäin paljon ”vesitetty”. Puhutaan kyllä tiimi-termiä käyttäen, mutta toimintamuodot ovat aivan muuta. Tärkeimmät asiat, missä poikkeamia sattuu ovat juuri valta- ja vastuusuhteiden määrittely sekä tiimisopimus. Vastuuta ollaan kyllä tiimeille antamassa, mutta vastaavasti valtaa ei. Eihän ho,mma näin voi toimia! Jos vastuuta annetaan, niin vastavasti pitää antaa valtaakin ja päinvastoin. Toinen asia on se, jo edellä puhutun takia, että joko toimivilla ”tiimeillä” ei ole tiimisopimusta tehty ollenkaan tai sitten se on niin, epäselvä, että sitä voidaan tulkita miten haluaa. Tiimitoiminta ehdottomasti edellyttää tiimisopimusten solmimista, joissa kuvataan yhteisesti sovitut tiimin toiminnan periaatteet sekä valta- ja vastuusuhteet. Näin tiimien toinintaan saadaan ryhdikkyyttä ja linjakkuutta sekä selkeät pelisäännöt.

Jätä kommentti

css.php