Se tavallinen, mutta niin surullinen tarina – kertomus ”laskevan auringon” organisaatiosta

Olipa kerran organisaatio, olkoon vaikka nimeltään Toheloi Pahasti Oy (TP Oy). Se syntyi ja kasvoi maailmassa, jossa kaikki oli hyvin. Sillä oli hyvät omistajat, muutama suuri julkishallinnollinen organisaatio, jotka olivat niin hyvää tarkoittavia, että ostivat suuren osan TP Oy:n palveluista ja tuotteista, rahoittivat TP Oy:n toimintaa avokätisesti sekä olivat uskollisia kuin hyvät veljet. Heiltä tuli usein tarjouspyyntöjä, TP Oy lähetti vastineeksi tarjouksia ja ne hyväksyttiin hyvässä yhteisymmärryksessä uskollisten asiakkaiden kanssa. TP Oy:n johto ja työntekijät olivat iloisia ja onnellisia, sillä he elivät maailmassa, jossa kaikki toiminta ja myös tulevaisuus oli helposti ennustettavaa, asiakkaita riitti ja heitä oli helppo houkutella ostamaan lisää. Organisaatiossa luotiin työntekijöiden kanssa yhdessä hienot arvot, jotka kuvastivat selkeästi myös johdonkin ajattelumaailmaa. TP Oy:n johto oli niin iloinen ja tyytyväinen, että se päätti laajentaa organisaatioonsa ja ottaa mukaan iloiseen joukkoonsa lisää iloisia työntekijöitä. Saman katon alle kerättiin kaikkea mahdollista toimintaa ja etenkin hallintoa laajennettiin runsaasti. Johtajia oli paljon ja heidän lukumääräänsä kasvatettiin lisää perustamalla uusia johtajan nimikkeitä ja toimia. Johto suuressa itseriittoisuudessaan osallistui myös moniin erilaisiin laatu- ja työhyvivointikilpailuihin, joiden tuloksilla johto sitten pystyi pullistelemaan viisauttaan ja osaamistaan sekä henkilökunnalleen, yhteistyökumppaneilleen että myös kilpailijoilleen. TP Oy:ssä oli niin kivaa, että johto järjesti usein loistavia juhlia hyvien tarjoilujen kera alaisilleen. Samoin harjoitettiin paljon ns. ”lumekehittämistä” eli organisaatiossa järjestettiin joka yksikössä runsaasti kehittämis- ja suunnittelupäiviä, joissa kyllä puhuttiin ja keskusteltiin paljon, tehtiin jopa hyviä suunnitelmia, mutta ne eivät kuitenkaan johtaneet mihinkään käytännön toimenpiteisiin. Mutta niin kauan, kun kaikilla oli hyvä olla, se ei haitannut menoa. Lyhyesti sanottuna TP Oy:ssä oli niin mukavaa siinä ihanassa ja staattisessa maailmassa, jossa kaikki toiveet tuntuivat toteutuvan.

Mutta sitten eräänä päivänä tuo ihana idylli särkyi ja taivaalle kertyi mustia pilviä, jotka uhkasivat tuon paratiisin rauhaa. TP Oy:n auvoista elämää uhkasi kaksi pelottavaa ja uhkaavaa haltijaa nimeltään Avoin Kilpailutus ja Asiakkaiden Muuttuvat Tarpeet. Omistaja-asiakkaiden kanssa ei enää pystynytkään junailemaan tilaussopimuksia niin kuin aikaisemmin, vaan ilkeä EU kilpailutusvaatimuspeikkoineen ja julma Kilpailuvirasto vaativat, että suuremmista sopimuksista on järjestettävä avoimet tarjouskilpailut! TP Oy alkoi menettää asemiaan markkinoilla häviämällä monia tarjouskilpailuja Yhtäkkiä organisaation koko ruusuinen ja ihana elämä oli uhattuna. Koko rauhallinen ja staattinen toimintaympäristö oli myllerryksissä ja elämä TP Oy:ssä meni sekaisin! Miten tähän tilanteeseen vastasi organisaation johto? Alussa ei mitenkään. Johto pisti päänsä pensaaseen kuin strutsi. Pääajatuksena oli se, että parempi on olla tekemättä mitään, kyllä tuo paha maailma vielä väistyy ja elämä jatkuu yhtä auvoisena kuin ennenkin. Organisaation johdossa oli kolmenlaista reagointia muutospaineisiin. Osa johtoa ajatteli siten, että koska heidän eläkkeelle pääsyynsä oli enää lyhyt aika, on turha alkaa hötkyillä. Toinen osa johdosta ei uskaltanut tehdä muutosten vaatimia päätöksiä peläten niiden kuitenkin epäonnistuvan ja kolmas ryhmä johtajia taas pelkäsi itse uudistuksia peläten niiden vaikuttavan negatiivisesti heidän omaan asemaansa. Päätöksiä, niitä organisaation kannalta elintärkeitäkin, ei siis tehty, vaan pyrittiin toimimaan kuten ennenkin oli tehty. Työntekijöille puhuttiin rauhoittavasti, juhlia ja suunnittelupäiviä järjestettiin kuten aikaisemmin ja henkilökuntaa palkattiin yhä lisää. Hyvien aikojen odotettiin palaavan ennemmin tai myöhemmin. Tämä toive ei kuitenkaan toteutunut, sillä tilanne aina vain paheni. TP Oy menetti yhä enemmän tärkeitä tilauksia ja vanhoja ns. varmojakaan tuotteita ja palveluita ei kyetty myymään asiakkaille, sillä asiakkaiden tarpeet olivat muuttuneet. Tätä TP Oy:ssä ei vielä silloin oltu ymmärretty. Samaan aikaan organisaatiossa tehtiin lukuisia virheitä, mm. osaan tarjouspyyntöihin ei vastattu kiireisiin vetoamalla tai sitten vastattiin liian myöhään, pääosa tarjouksista hinnoiteltiin väärin tai sitten vain yksinkertaisesti tarjouspyyntöihin ei viitsitty vastata ollenkaan.. Tunnelma organisaatiossa sekä johdon että työntekijöiden keskuudessa alkoi olla tukala!

Tässä vaiheessa TP Oy:n johto painoi paniikkinappulaa. Organisaatioon luotiin uusi ja hieno strategia, minkä tehtävänä oli ratkaista kaikki ongelmat. Strategia oli johdon mielestä niin hyvä, että se päätettiin julistaa salaiseksi. Asiaa perusteltiin sillä, että näin kilpailijat eivät saa tietää loistavan strategian TP Oy:lle tuomio etuja. Tällöin tietenkin johto unohti sen, että strategiaa jalkauttamalla olisi voinut saada henkilökunta innostumaan asiasta ja saada heidät mukaan toteuttamaan tuota hienoa strategiaa. No, ei nyt sentään liioitella, kyllähän ylin johto viisaudessaan sentään joitakin pieniä murusia strategiasta liruttivat työntekijöille sillä ajatuksella, että se voisi motivoida heitä tekemään työnsä paremmin ja tehokkaammin. Toinen asia, minkä johto paniikkitilanteessaan päätti, oli se, että kun nykyiset asiakkaat ostivat yhä vähemmän ja harvemmin, tarvittiin nopeasti uusia asiakkaita korvaamaan tuota aukkoa. Tässä tarkoituksessa koko henkilöstö velvoitettiin ideoimaan uusia tuotteita ja palveluita sekä myös markkinoimaan niitä kaikille tarvitseville. Huomautettakoon tähän väliin, että TP Oy:n palveluksessa ei ollut ketään markkinoinnin ammattilaista. Näin markkinointia ryhdyttiin suorittamaan amatöörien toimesta ja amatöörimäisellä otteella ilman mitään asioiden johtamista ja koordinoimista. Tulokset olivat sitten sen mukaisia eli varsin vaatimattomia. Koska strategia oli julistettu salaiseksi, markkinoinnin johtaminen ja koordinointi ei toiminut, tuoteideointi oli sekalaista, tuotteita ja palveluja ei tuotteistettu sekä markkinointi oli hajanaista, myynti ei lähtenyt vetämään. Lisäksi kilpailijat, jotka usein olivat pieniä, nopeita ja ketteriä, valtasivat lisää TP Oy:n markkinoita. Tämä aiheutti lisää paniikkia TP Oy:n johdossa, mutta vaikka tiedettiin muutosten ja uudistusten olevan välttämättömiä, johto tarrasi tiukasti kiinni vanhoihin toimintamalleihin sekä perinteisiin ja näin mitään todellisia uudistuksia ei voitu tehdä.

Itse asiassa ainoa ”uudistus”, mitä johto alkoi ajaa, oli henkilökunnan määrän vähentäminen. Työntekijöitä ei kuitenkaan haluttu vähentää tehottomasta ja byrokratisoituneesta hallinnosta, vaan se kohdennettiin niihin ihmisiin, jotka toimivat asiakaspinnassa. Työntekijöiden vähentäminen aiheutti jäljelle jääneiden keskuudessa töiden kuormittumista, joka taas johti heidän stressaantumiseensa. Sijaisia ei kuitenkin voinut tarpeeksi hankkia tiukan sijaiskiintiön takia ja näin vakituiset työntekijät joutuivat tekemään paljon ylitöitä. Tämä tietenkin aiheutti turhautumista ja katkeruutta henkilöstön keskuudessa. Tämä tieto ei kuitenkaan kulkenut organisaation johdolle. TP Oy:ssä järjestettiin kyllä vuosittaisia kehityskeskusteluja, mutta niiden tuloksia ei viety käytäntöön. Samoin säännöllisin ajoin järjestettiin työtyytyväisyystutkimuksia, mutta niissä työntekijät kokivat, että joko niissä kysyttiin ns. ”vääriä kysymyksiä” tai sitten tutkimuksia ei työntekijöiden mielestä oltu järjestetty niin, että vastaamisen anonymiteetti olisi ollut varmistettu. Johtamisessa oli vallalla lähinnä kahdenlaista käytäntöä eli joko esimiehet yrittivät hallita tilannetta autoritäärisellä johtamistavalla ja jopa uhkailemalla alaisiaan (”tulos tai ulos”) tai sitten toimittiin ns. laissez-faire –periaatteella eli eräänlaisella hälläväliä –tyylillä eli ei otettu vastuuta ollenkaan. Ilmapiiri organisaatiossa heikkeni jatkuvasti ja tämä ilmeni keskinäisten erimielisyyksien lisääntymisenä sekä yksikkötasolla että henkilökohtaisella tasolla, työpaikkakiusaamisten määrän kasvuna sekä sairauspoissaolojen ja vaihtuvuuden lisääntymisenä. Lyhyesti sanottuna työyhteisö alkoi sairastua.. TP Oy:ssä järjestettiin yhä, ehkä vanhojen perinteiden muistoksi, henkilöstön kehittämis- ja suunnittelupäiviä, mutta niissä vain toistettiin vanhoja, kuluneita liturgioita tai sitten lueteltiin ”madon lukuja” jatkuvasti huononevasta taloudellista tilanteesta. Jos joku uskalsi ottaa esille negatiivia asioita, esim. puhua henkilökunnan viihtyvyyden ja työtyytyväisyyden heikkenemisestä, niistä vaiettiin täysin.

Johto ei millään tavalla kannustanut tai rohkaissut henkilöstöään heidän työssään, mutta kaikesta edellä mainituista asioista huolimatta TP Oy:n henkilökunnassa, sekä esimiehissä että työntekijöissä, oli joukossa myös talon etua ajattelevia innovatiivisia henkilöitä, jotka halusivat kehittää talon toimintaa eteenpäin. Johdon taholta heidän motiiviaan ja toimintaansa kuitenkin epäiltiin sekä heidän tekemiään ehdotuksia vähäteltiin ja jopa mitätöitiin. Johto peilasi epäonnistumisensa juuri näihin henkilöihin ja epäili heidän murentavan johdon asemaa ja arvovaltaa ”kurittomalla” toiminnallaan.

Miltä tällaisen organisaation tulevaisuus sitten näyttää? Edellä kuvattu meno jatkuu niin kauan kuin organisaation omistajat kyllästyvät toiminnan tehottomuuteen ja kasvaviin menoihin sekä puhaltavat peli poikki. Vaihtoehtoina heillä on joko organisaation toiminnan lopettaminen tai sitten toiminnan myyminen ja fuusioiminen johonkin toiseen yritykseen. Yhtenä vaihtoehtona heillä on tietenkin myös TP Oy:n johdon vaihtaminen ja korvaaminen uudella muutoksiin ja uudistuksiin kykenevällä johdolla, toiminnan rationalisointi sekä toiminnan kehittäminen vastaamaan uusiin olosuhteisiin ja haasteisiin. Mutta minkä vaihtoehdon omistajat valitsevat toimintastrategiakseen on sitten jo toinen tarina. Mikä sitten on tarinan opetus? Ehkä se on se, että ei saa jäädä liikaa menneeseen kiinni, vaan vaikka perinteitä on kunnioitettava ja historiasta on opittava, on mentävä rohkeasti kohti tulevaisuutta. Sen pituinen se!

HUOMIO! Jos joku arvoisista lukijoista kokee tunnistavansa TP Oy:n omaksi työpaikakseen, voin rehellisesti kertoa, että hän ei tässä ole oikeassa. Tarinan yritys ei kuvaa mitään yksittäistä organisaatiota, vaan se on synteesi lukuisista eri organisaatioista.

Esa Lehtinen

7 kommenttia artikkeliin “Se tavallinen, mutta niin surullinen tarina – kertomus ”laskevan auringon” organisaatiosta”
  1. avatar Erkki Strömberg sanoo:

    Hämeen-Sanomissa Helena Hirviniemi hehkutta Helstenin pitäneen hyvää huolta kaupunkinsa henkilöstöstä. Perusteluja ei kumminkaan esittänyt totuus kun perustyötasolla on aivan päivastainen.

    Lienee Helenalla vain omakohtainen kokemus ja sehän on hyvä, saihan hän olla suurena hallintöpäällikkönä suurella palkalla juuri ne tärkeät viimeiset vuodet ennen eläkkeelle siirtymistään. Onneksi pääsi eläkkeelle enenkuin ehti kaikkia kaupungin pöytäkirjoja ”pittiavaruuteen kadottaman”.

    Esan juttu taas sopii vallan mainiosti Hämeenlinnan kaupungin toilailuihin, juuri tuollaista se onkin. Liennee juuri siitä otetukin.

  2. avatar Seppo sanoo:

    Firmaan TP Oy pitää äkkiä tilata konsultti tekemään henkilöstölle mm. kokonaisvaltainen persoonallisuuden mittaus ja työyhteisön ilmapiirin kartoitus, niin saataisi johto ”kivuttomasti” vaihdettua ja sopivat henkilöt oikeille paikoille. Lisäksi parhaat aloitteet palkitaan ja otetaan soveltuvin osin käyttöön.

  3. avatar Esa Lehtinen sanoo:

    Tervehdys Erkki ja Seppo!

    Kiitos kommenteistanne! Erkki: Tuo minun tarinani ei koskenut mitään yksittäistä organisaatiota, vaikka tarkkaavaisena ihmisenä huomasitkin, että monet kirjoittamani asiat sopivat erittäin hyvin julkishallinnon organisaatioihin, kuten esim. kuntiin tai kuntien osakeyhtiöihin. Joskus näin alan ammattilaisena suren sitä, että johtaminen koetaan monesti turhan yksipuolisesti, liikaa pelkästään työnantajien asioita ajavana. Kuitenkin johtamisen tulee olla kokonaisvaltaista, missä otetaan huomioon sekä työnantajien että myös henkilöstön edut. Hyvä johtaja osaa ottaa huomioon myös työntekijät päätöksenteossaan, sillä hän tietää, että työssä viihtyvät työntekijät myös tekevät parempaa tulosta ja laatua, mikä taas on työnantajan etu.
    Seppo: Olet aivan oikeassa, TP Oy:n tilanteessa tarvitaan jo hieman järeämpiä otteita. Omistajat tulisi saada huomaamaan omat etunsa ja vaihtaa pätevämmät johtajat vanhojen ”virttyneiden” johtajien tilalle. Kunnollisella ja hyvin järjestetyllä työilmapiirikartoituksella saadaan myös henkilöstön mielipiteet hyvin esille tukemaan tätä kehitystä. Tuo, mitä puhuit aloitteista, on oikein hyvä asia, sillä kehittämällä toimiva aloitejärjestelmä palkkiojärjestelyineen, saadaan työn osaajat kehittämään runsaasti uusia ideoita.

    • avatar Heikki Koskela sanoo:

      Terve Esa!
      Minullekin tuli fiktiofirmastasi kaupungin yhtiöt mieleen. Ensimmäisinä ajattelin Innoparkkia ja Linnan Aterioita. Niiden pisnekset perustuvat siihen, etä hädän hetkellä kaupungin kupilla voi käydä.
      Ettei tämmöisiä firmoja synny, kaupungin pitäisi luopua lainojen takauksista. Jos rahoittaja katsoo, että toiminta on tervettä ja hyvin johdettua, ja kaupunkiasiakas tuo riittävän kassavirran, asia on ok. Takaukset tuovat epäterveen selkänojan ko. firmoille.
      Hauskaa Itsenäisyyspäivää t. Hessu K.

      • avatar Esa Lehtinen sanoo:

        Terve Heikki!

        Vaikka TP Oy on fiktiota, perustuu se kuitenkin omiin työni mukanaan tuomiin havaintoihin ja kokemuksiin monissa eri yrityksissä ja yhteisöissä. Olen aina itse ollut sitä mieltä, että yritystoiminnan on oltava terveellä pohjalla ilman turhaa keinotekoista tekohengitystä. Tietysti poikkeuksiakin voi olla olemassa, mutta ne ovat erityistapauksia ja ne pitää pystyä perustelmaan kunnolla. Monissa kaupungeissa ja kunnissa kunnallisia osakeyhtiöitä on perustettu heppoisin perustein, huonosti johdettuina ja heikoin liike-elämätaidoin varustettuina. Tietysti näiden yhtiöiden joukossa on myös hyviä esimerkkejä hyvin johdetuista ja toimivista yhtiöistä, mutta paljon on myös päinvastaisia tapauksia. Siinä olet, Heikki, oikeassa, että yhtiöitten toiminnan tulee olla terveellä pohjalla. Jos jatkuvasti joudutaan käymään kuntien ja meidän veronmaksajien kukkaroilla, jotain on pakko olla pielessä.

  4. avatar Tapio Luukkanen sanoo:

    Tarinasta tuli mieleeni juttu jonka kuulin eräältä kirjaston työntekijältä. Kaupunginjohtaja oli taannoin teettänyt kuulemma eräällä spesialistilla omaan taloonsa virtahommia sopuhinnoin tietty. Kun sitten tämä huokea urakka valmistui, soitti johtaja kirjastoon että täältä on tulossa uusi vaksi teille sinne kulttuurin kehtoon. Kun kirjastosta kummasteltiin sitten sitä että meillähän täältä vaksi jo omasta takaa löytyy, tuumasi johtaja että siirtäkää se sitten muihin töihin. Tätä varten perustettu ensimmäinen ja viimeinen vaksikurssi sitten koulutti kaverin vielä virkaansa.

    • avatar Seppo sanoo:

      Onko kuulopuheisiin luottamista? Jos, niin aika outo juttu! Ja hyväksyikö kirjaston väki tämän muitta mutkitta?

Jätä kommentti

css.php